Leg eerst de beginsituatie vast
Kies enkele punten die voor uw locatie relevant zijn, bijvoorbeeld beschikbaarheid van een vergaderruimte of uitvoering van afgesproken pantrytaken. Beschrijf wat u ziet op een passend moment. Een waarneming na een drukke bijeenkomst zegt iets anders dan een beoordeling direct na de schoonmaak.
Gebruik dezelfde afspraken bij een volgende evaluatie. Verander niet tussentijds de maatstaf zonder dat te bespreken. U beoordeelt de afgesproken werkzaamheden, niet een achteraf bedachte uitbreiding.
Scorekaart zonder schijnprecisie
Vul per aandachtspunt feitelijke informatie in. Gebruik desgewenst ‘voldoet’, ‘wijkt af’ of ‘nog te beoordelen’, maar laat het oordeel altijd volgen door een toelichting.
Op een smal scherm kunt u de tabel horizontaal verschuiven.
| Veld | Wat noteert u? |
|---|---|
| Doel | De concrete taak en gewenste uitvoering uit het werkprogramma |
| Moment | Datum en omstandigheden van de waarneming |
| Waarneming | Wat is zichtbaar, zonder oorzaak te raden? |
| Melding | Welke vraag of afwijking wordt doorgegeven? |
| Beoordeling | Past dit bij de opdracht, toegang en het gebruik? |
| Actie | Wie doet wat, op welk afgesproken moment? |
| Evaluatie | Is de vervolgactie uitgevoerd en werkt de afspraak nu? |
Houd uitvoering en ervaring uit elkaar
Een registratie kan laten zien dat een ronde is vastgelegd. Zij bewijst niet zelfstandig de kwaliteit van iedere taak. Andersom kan een ontevreden indruk een concrete oorzaak hebben die niet aan uitvoering ligt, zoals een werkmoment vóór intensief gebruik.
De kwaliteitscyclus met de Werkapp beschrijft hoe registratie en menselijke beoordeling elkaar aanvullen. Zoek bij terugkerende afwijkingen naar de oorzaak voordat u alleen meer controles afspreekt.
Gebruik de uitkomst voor een besluit
Bespreek bij de evaluatie of instructies, planning of verantwoordelijkheid moeten veranderen. Bevestig de aangepaste afspraak en bepaal wanneer u opnieuw kijkt. U heeft daarvoor geen fictief tevredenheidspercentage of algemene productiviteitsclaim nodig.
Overweegt u een andere manier van organiseren, vergelijk dan zelf regelen en uitbesteden. De scorekaart geeft u concrete informatie voor dat gesprek: welke taken goed zijn geregeld en waar nog iets ontbreekt.
VOOR UW EIGEN LOCATIE
Maak de afspraken concreet.
Gebruik de vragen uit dit artikel bij het gesprek over uw pand. Bekijk de passende dienstverlening of leg uw schoonmaakvraag aan ons voor.