Verzamel de informatie die u al heeft
Maak een overzicht van ruimtes en functies. Noteer bij ontbrekende maten dat het om een schatting gaat; een plattegrond of locatieopname kan de inventarisatie aanvullen. Beschrijf wat u wilt verbeteren met een concrete waarneming, zoals een pantry die op drukke dagen extra aandacht vraagt.
Vermeld wie toegang organiseert en welke ruimtes niet mogen worden betreden. Deel beveiligingscodes niet via een algemene offerteaanvraag. Het gaat hier om de toegangssituatie; gevoelige gegevens worden later volgens een afgesproken veilige werkwijze overgedragen.
Uitvraag om over te nemen
Vul onderstaande punten in uw eigen document in. Laat de aanbieder open punten als vragen teruggeven in plaats van ze stilzwijgend in te vullen.
- Ons pand bestaat uit deze ruimtes en verdiepingen: …
- Het normale gebruik en de drukke momenten zijn: …
- Deze taken willen wij per ruimte laten uitvoeren: …
- Gewenste frequenties en beschikbare tijdvensters: …
- Toegang wordt georganiseerd door deze contactrol: …
- Periodieke werkzaamheden die wij willen bespreken: …
- Werkzaamheden die wij zelf regelen of uitsluiten: …
- Gewenste startperiode en afhankelijkheden: …
- Graag apart bevestigen: middelen, verbruiksartikelen, controle, prijs inclusief of exclusief btw en voorwaarden voor wijzigingen.
Laat aannames zichtbaar maken
Vraag bij ieder voorstel welk onderdeel is inbegrepen, apart wordt aangeboden of nog een locatieopname vraagt. ‘Duurzaam’ is op zichzelf geen beschrijving van een methode. Wilt u daar afspraken over maken, vraag dan naar concrete producten, instructies en toepassing op uw materialen. Neem geen keurmerk of milieuprestatie aan op basis van een algemene formulering.
De uitleg over kosten per locatie helpt u de posten te ordenen. U hoeft niet zelf een marktprijs te berekenen om een goede uitvraag te doen.
Bespreek start en opvolging vóór akkoord
Een gewenste startdatum is een verzoek. Olympus werkt vanuit Almere; beschikbaarheid in Lelystad en een haalbare start worden voor uw adres en opdracht bevestigd. Toegang, instructies en personele planning moeten daarbij aansluiten.
Leg ook vast wie na de start uw aanspreekpunt is. Met de vijf controles op het werkprogramma kunt u nagaan of de gemaakte afspraken uitvoerbaar zijn. Een concrete uitvraag blijft zo ook na de offerte een bruikbaar referentiepunt.
VOOR UW EIGEN LOCATIE
Maak de afspraken concreet.
Gebruik de vragen uit dit artikel bij het gesprek over uw pand. Bekijk de passende dienstverlening of leg uw schoonmaakvraag aan ons voor.