Controleer wat bij uw eigen opdracht hoort
Vergelijk uw ruimtelijst met de afspraken van de gebouwbeheerder. Vraag na welke delen al door een andere partij worden verzorgd. Daarmee voorkomt u zowel dubbel werk als ruimtes waarvoor niemand zich verantwoordelijk voelt.
Maak een gezamenlijke rondgang waar de grens onduidelijk is. Benoem deuren, doorgangen en voorzieningen concreet. ‘De hal’ kan voor verschillende betrokkenen een ander deel van het gebouw betekenen.
Verantwoordelijkhedenmatrix
Dit is een fictief bespreekmodel voor een gedeeld pand, geen beschrijving van een Olympus-klantlocatie.
Op een smal scherm kunt u de tabel horizontaal verschuiven.
| Ruimte of taak | Huurder | Beheerder | Schoonmaakpartner |
|---|---|---|---|
| Eigen kantoor | Opdracht en beschikbaarheid bevestigen | Eventuele gebouwvoorwaarden doorgeven | Bevestigd werkprogramma uitvoeren |
| Gezamenlijke entree | Aandachtspunten melden | Vaststellen wie opdracht geeft en wat al geregeld is | Alleen binnen de bevestigde opdracht werken |
| Gedeeld sanitair | Gebruik en meldingen afstemmen | Verantwoordelijkheid en scope verduidelijken | Afgesproken taken en uitzonderingen volgen |
| Aanvullend werk | Wens bij bevoegde contactrol neerleggen | Toestemming en raakvlakken beoordelen | Aanpak en voorwaarden vooraf bevestigen |
| Toegang | Eigen toegangsbehoefte doorgeven | Gebouwprocedures en bevoegdheden bepalen | Volgens overeengekomen instructie werken |
Houd melding en opdracht uit elkaar
Een huurder kan een vervuilde gemeenschappelijke ruimte signaleren zonder zelf bevoegd te zijn extra werk te bestellen. Spreek af wie de melding beoordeelt en wie een aanvullende opdracht bevestigt. Zo blijft duidelijk waar eventuele kosten en verantwoordelijkheid horen.
Bij een terugkerende onduidelijkheid past u de scope aan. De gids voor basiswerk en aanvullende diensten helpt om de grens schriftelijk te maken.
Stem ook de toegang af
Een schoonmaker kan toegang tot uw kantoor hebben, maar niet vanzelf tot materiaalruimte of andere verdiepingen. Neem de gebouwbeheerder mee in afspraken over het werkvenster en afsluiten. De avondtoegangsgids behandelt die overdracht uitgebreider.
Verwerk het resultaat in het actuele werkprogramma. Controleer na een verhuizing binnen het pand of wijziging van beheer of dezelfde afspraken nog gelden.
VOOR UW EIGEN LOCATIE
Maak de afspraken concreet.
Gebruik de vragen uit dit artikel bij het gesprek over uw pand. Bekijk de passende dienstverlening of leg uw schoonmaakvraag aan ons voor.
