Begin bij de momenten waarop ruimte nodig is
Noteer welke kamers voor ontvangst en overleg worden gebruikt en wanneer ze vrij zijn. Laat voldoende ruimte om de afgesproken taken daadwerkelijk uit te voeren. Een vrije minuut in een boekingssysteem betekent niet dat een complete schoonmaakronde haalbaar is.
Bespreek welke taken tussentijds bij uw eigen team liggen, zoals documenten meenemen of servies opruimen. De geplande schoonmaak kan alleen aansluiten als helder is hoe de ruimte wordt achtergelaten.
Agenda-overdracht voor uw kantoor
Onderstaand model bevat geen vaste tijden. Vul het in op basis van de werkelijke agenda en bevestigde schoonmaakafspraak.
Op een smal scherm kunt u de tabel horizontaal verschuiven.
| Onderdeel | Wat geeft u door? | Wie regelt het? |
|---|---|---|
| Ontvangst | Welke ruimte wanneer beschikbaar moet zijn | Locatiecontact stemt het gewenste resultaat af |
| Overleg | Begin- en eindvenster zonder inhoud of namen | Agendabeheerder geeft beschikbaarheid door |
| Tussentijds | Servies, documenten en opstelling | Volgens de interne huisafspraak |
| Schoonmaak | Taken en bevestigd werkmoment | Schoonmaakpartner binnen de opdracht |
| Wijziging | Uitloop of extra bijeenkomst | Eén contactpersoon meldt gevolgen voor de planning |
| Afwijking | Taak die door bezetting niet kon gebeuren | Vervolgafspraak tussen betrokkenen |
Spreek uitloop vooraf door
Een bijeenkomst kan langer duren. Bepaal daarom wat er gebeurt als de ruimte bij aanvang van de schoonmaak nog bezet is. Mogelijk past een andere volgorde, maar ga niet automatisch uit van onbeperkte beschikbaarheid na afloop.
De gids over vergaderruimtes tussen bijeenkomsten helpt de verschillende soorten werk te scheiden. Een technische storing of aangepaste zaalopstelling is geen vanzelfsprekend onderdeel van schoonmaak.
Verwerk vaste afspraken in het werkprogramma
Gebruik agenda-informatie voor beschikbaarheid, maar houd de taakomschrijving in het werkprogramma. Zo weet een vervanger ook wat de bedoeling is. Deel geen vertrouwelijke klantgegevens als een ruimte en tijdvenster voldoende zijn.
Laat Olympus voor uw locatie in Laren bevestigen welke inzet vanuit Almere mogelijk is. Vraag bij het voorstel om duidelijke inclusies en uitzonderingen; de checklist voor ontbrekende offerteposten kan daarbij helpen.
VOOR UW EIGEN LOCATIE
Maak de afspraken concreet.
Gebruik de vragen uit dit artikel bij het gesprek over uw pand. Bekijk de passende dienstverlening of leg uw schoonmaakvraag aan ons voor.
